Jautājumi uzdot, lai noteiktu HR informācijas tehnoloģiju vajadzības
Bet kā HR un citi vadītāji zina, ka viņi izvēlas vislabāko personāla informācijas tehnoloģiju, lai pārvaldītu visas detaļas un ka izvēlētais risinājums būs laika pārbaude?
Tālāk ir minēti galvenie jautājumi, uz kuriem jāatbild un jāuzklausa cilvēkresursu informācijas tehnoloģiju atlases procesā.
- Kāda ir personālo informācijas tehnoloģiju programmatūras elastīguma pakāpe un mērogojamība? Personāla speciālistiem jānosaka, vai programmatūra var importēt datus no vairākām Excel izklājlapām, datubāzēm un papīra dokumentiem, un līmeni, ar kuru to var saskarnēt ar visu veidu citām sistēmām un nepieciešamajiem datiem.
Programmatūrai jāspēj uzņemt un filtrēt informāciju no vairākiem avotiem. Ideālā gadījumā šis process arī būtu automatizēts. Daudzi tiešsaistes reģistrācijas risinājumi prasa, lai dati tiktu manipulēti ar roku, pirms tie varēs piekļūt pārvadātājam, lai atjauninātu savas sistēmas. Atjaunināšanas formāta, pārsūtīšanas grafika un piegādes metodes automatizācija var palīdzēt novērst norēķinus un atbilstības problēmas. - Vai programmatūra spēj pielāgot HR uzņēmuma un ieguvēju pārvadātāju noteikumus? Patiesi spējīgs uzņemšanas mehānisms novērtēs katru uzņemšanas aktivitāti un piemēros jebkuru nepieciešamo noteikumu, ziņojumu, uzvedņu un opciju kombināciju, kas īpaši izstrādāta, lai sasniegtu vēlamās precīzās atbilstības prasības. Programmatūrai jāatbilst visiem uzņēmuma un pārvadātāju atbilstības noteikumiem.
- Vai personāla informācijas tehnoloģijas spēs augt un paplašināties ar organizāciju? AP jāpārvalda tehnoloģijas spēja augt, jo uzņēmums pieņem darbā jaunus darbiniekus , birojus, pabalstu izmaiņas un noteikumus. AP vajadzētu jautāt par robežvērtībām katram no šiem elementiem.
- Vai personālo informācijas tehnoloģiju programmatūra var integrēties ar citām sistēmām? Par algu un citām funkcijām bieži vien ir daudz tādu pašu informāciju kā pabalstu pārvaldība . HR var iegūt lielāku efektivitāti, kad dati un cita darbinieku informācija, kas ievadīta vienā sistēmā, tiek koplietota ar citu sistēmu. Izsekošana darbinieku pieņemšanai darbā ir vēl viena vajadzīgā funkcija.
- Kas ir atbildīgs par risinājuma ieviešanu vai veidošanu? Kāds ir apmācības līmenis? Daži risinājumi prasa, lai klients būtu ļoti iesaistīts sākotnējā ieviešanā, un tas var būt milzīgs jau nodarbinātiem personāla administratoriem.
AP jābūt skaidrai izpratnei par apmācības līmeni un tehniskajām zināšanām, kas būs vajadzīgas, un paredzamo laiku. Jautājums risinājumu nodrošinātājiem par šo tēmu var sniegt ieskatu sliktos apgabalos, kas sākotnēji varētu šķist vienkāršs, taču tajā ir ietverta ievērojama tehnoloģiskā pieredze. Pēc tam HR var noteikt konkrētus uzdevumus, kas var būt tik apgrūtinoši, lai reāli aizkavētu to pabeigšanu, potenciāli samazinot personāla informācijas tehnoloģiju vērtību un IA. - Ja apmācība ir iesaistīta , vai ir jāmaksā? Jāizvērtē arī apmācības izmaksas, tostarp laika pavadīšana un ceļa izdevumi, kas saistīti ar braucieniem ārpus pilsētas. Personāla vadītājam jāapzinās visas grūtās un mīkstinātās izmaksas, kas saistītas ar personāla informācijas tehnoloģiju ieviešanu.
- Kam pieder dati? Atbildei uz šo jautājumu jābūt cilvēkresursu organizācijai . Uzņēmumiem vajadzētu būt iespējai transportēt savus datus uz jebkuru pieteikumu pakalpojumu sniedzēju (ASP). Ja dati attiecas uz pārvadātāja patentēto serveri, dažkārt uzņēmumam var tikt piemērota papildu maksa, ja tā mainītu pārvadātājus.
- Kāda veida uzturēšana un uzturēšana ir nepieciešama? Ja programmatūra ir instalēta uzņēmuma uzņēmuma darbstacijās vai serveros, bieži tiek pieprasīti regulāri šīs tehnoloģijas atjauninājumi, un to plānošana un pārvaldība var būt apgrūtinoša. Personāla informācijas tehnoloģiju atjauninājumus bieži veic automātiski, izmantojot programmatūru, kas pieejama tiešsaistē, izmantojot lietojumprogrammu pakalpojumu sniedzēju (ASP) vai programmatūru kā pakalpojumu (SaaS) modeli.
- Kādi drošības pasākumi ir iebūvēti personāla informācijas tehnoloģijās ? Ja programmatūra ir pieejama tiešsaistē, izmantojot ASP vai SaaS modeli, pakalpojumu sniedzējam vajadzētu piedāvāt ikdienas dublējumkopijas, rezerves serverus un pievienotus aizsargājošos slāņus. Būtu jāievieš papildu sistēmas un procedūras, lai nodrošinātu, ka informācija tiek zaudēta vai piekļūst nepiederošam personālam . HR, konsultējoties ar citiem vadītājiem , būtu jāpiešķir ekskluzīvas pilnvaras izlemt, kuram ir atļauts piekļūt personāla informācijas tehnoloģijām un kādā mērā.
- Vai darbinieki varēs pieteikties pabalstu plānos un veikt reāllaika izmaiņas viņu personas datiem un plānu izvēlei? Darbinieku piekļuvei vajadzētu būt konkrētai, ņemot vērā plaši izplatīto vispārējo piekļuvi datoriem.
Lielākajai daļai darbaspēka iedzīvotāju ir piekļuve internetam mājās. Darbinieku pašapkalpošanās nodrošina milzīgu iespēju ietaupīt laiku un naudu. Laba pašapkalpošanās sistēma veiks darbiniekus netraucēti, ievadot informāciju par sevi un viņu apgādājamajiem.
Sistēmai būtu skaidri jānorāda pieejamie plāni un jāļauj darbiniekiem izdarīt atlases pēc iespējas ērtāk, vienkāršojot šīs darbības visā procesā ar burvjiem. Darbiniekiem vajadzētu būt iespējai pievienot apgādājamos un vajadzības gadījumā mainīt informāciju 24 stundas diennaktī, septiņas dienas nedēļā visa gada garumā.
Šie ir papildu jautājumi, uz kuriem jāatbild, novērtējot savas organizācijas cilvēkresursu informācijas tehnoloģiju vajadzības.
- Vai tehnoloģija nodrošinās cilvēkresursus ar tiesībām izlemt, kam būs atļauta piekļuve un kādā pakāpē? Līdztekus tam, kas nodrošina darbinieku piekļuvi, tehnoloģijai ir jānodrošina HR galīgais vārds. AP jābūt pilnvarām apstiprināt visus datus, pirms tie tiek nosūtīti pārvadātājiem, kā arī jānosaka, cik lielā mērā darba ņēmējiem un citiem ir piekļuve.
- Kādas ziņošanas spējas ir pieejamas no personāla informācijas tehnoloģijas? Ziņošanas tehnoloģijai vajadzētu piedāvāt vairākus skatus un formātus (izklājlapu, PDF, HTML), lielu attēlu novērtējumu un spēju veikt pētījumus, lai uzlabotu lēmumu pieņemšanu. AP jābūt iespējai jebkurā laikā novērtēt konkrētu plānu, neatrisināto darbību un darbinieku demogrāfiskās informācijas izmaiņas attiecībā uz pabalstiem un citiem darbinieku datiem.
- Vai programmatūra piedāvā īpašas funkcijas, lai palīdzētu cilvēkam ietaupīt laiku? Atkarībā no savām departamentu vajadzībām HR varētu vēlēties uzzināt par tehnoloģijas spēju apstrādāt informāciju partijās, pārvaldīt COBRA politiku paziņojumus un rēķinus , nodrošināt pašnovēlēšanas un rēķinu izlīguma rīkus un īpašus pārskatus.
- Vai programmatūra piedāvā īpašas funkcijas, lai palīdzētu HR labāk sazināties ar darbiniekiem? Dažas programmas dod personālajai personai elastību, lai sazinātos ar darbiniekiem vairākos līmeņos - izmantojot masveida e-pastu, elektronisko ziņojumu dēlus un noteiktus filtra kritērijus (piemēram, atrašanās vietu, nodaļu, apdrošināšanas plānus, uzņemšanas statusu, pensionēšanās statusu un citus), izmantojot Personāla informācijas tehnoloģiju sistēma. Izmantojot vairākus saziņas līdzekļus, iespējams vēl vairāk automatizēt procesus un palīdzēt personālam labāk nosūtīt ziņojumus.
- Vai personāla informācijas tehnoloģiju sistēma nodrošina pārbaudes un līdzsvara līdzekļus? Papildus tam, ka HR ļauj apstiprināt darījumus, daudzas personāla informācijas tehnoloģiju sistēmas arī nodrošina personālajam personālam iespēju darboties kā vārtsarga operatora rēķinu revīzijā, lai pārliecinātos, ka viņi piekrīt datiem sistēmā. Tas var:
-nodrošināt rēķinu par pārvadātāju precizitāti;
ietaupīt laiku un naudu
- palīdzēt savlaicīgi iesniegt darbinieku uzņemšanu , un
- pastiprināts apstiprinājums, ka darbinieki var saņemt aprūpi.
- Kā informācija tiks apmainīta ar pārvadātājiem? Un kurš būs atbildīgs par šo mijiedarbību? HR informācijas tehnoloģiju sistēmas integrācijai vajadzētu būt vērtētam ne tikai to pārvadātāju skaitam, ar kuriem programmatūrai ir attiecības, bet arī to savienojuma veidu, ko tas ļauj. Lai panāktu veiksmīgu mijiedarbību ar pārvadātājiem, izmantojot ieguvumu pārvaldības programmatūru, ir vajadzīgi daudzi soļi, tostarp:
- sākotnējās ieviešanas datu skaitīšanas apkopošana;
- sākotnējās integrācijas izveidošana notiekošai informācijas apmaiņai;
- koordinēt ikdienas vai iknedēļas mijiedarbību, lai pārliecinātos, ka dati ir saņemti un tiek precīzi piemēroti;
-pārskatot notiekošos atjauninājumus;
- tiek ievēroti pārvadātāju prasības reģistrēties, ievērojot regulatorus; un
- veicināt aktīvas attiecības ar katru pārvadātāju, lai uzlabotu datu apmaiņas attiecības.
Lai pilnībā izprastu produktu piedāvājumu, ir svarīgi zināt, kas ir atbildīgs par katru uzdevumu. Katrs programmatūras nodrošinātājs piedāvā atšķirīgu integrācijas līmeni, nodrošinot dažus no visiem iepriekš izklāstītajiem uzdevumiem. HR jācenšas sadarboties ar pārdevējiem, kuri demonstrē spēcīgas, nepārtrauktas un nepārtrauktas attiecības ar uzņēmuma izvēlētajiem pārvadātājiem.
Daudzi pakalpojumu sniedzēji nodrošina vispārēja ANSI 834 faila pārsūtīšanu, ko pārvadātājs var vai nevar pieņemt, ko bieži ietekmē grupas lielums. Vadītājiem būtu jāmeklē pakalpojumu sniedzēji, kas piedāvā tīru, apstiprinātu pārsūtīšanu (nodrošinot darījuma atbilstību), kas ir pielāgoti katra pārvadātāja vajadzībām, lai izvairītos no problēmām. Viņiem vajadzētu arī apskatīt pakalpojumu sniedzējus, kuriem ir specializēta EDI (Electronic Data Interchange) departaments, lai mijiedarboties ar pārvadātāja īpašo pārsūtīšanas valodu.
- Kāds ir klientu apkalpošanas līmenis? Vai par pakalpojumu ir jāmaksā papildu maksa? AP jānosaka pieejamās palīdzības līmenis, kas tiek sniegts, un tas, kas ir klientu apkalpošana - tiešsaistes palīdzība, izmantojot datu bāzi, tiešsaistes tērzēšanu, e-pasta atbalstu, sarunas ar dzīvu personu vai to kombinācija. Ņemot vērā ieguvumu un citu personiskās informācijas jutīgumu, vadītājiem 24 stundu laikā jāsaņem atbilde uz jautājumiem, kas saistīti ar tiešu saziņu, kas var palīdzēt.
- Kādas ir cilvēkresursu informācijas tehnoloģiju sistēmas izmaksas un vai tā pārsniedz priekšrocības? Papildus sniegtajām priekšrocībām personāla vadītājam jānovērtē pilnas informācijas tehnoloģiju sistēmas izmaksas, ieskaitot ikgadējās, ikmēneša un vienreizējās izmaksas. Nedaudz dārgāka sistēma var maksāt vairāk par atšķirību starp funkcijām, kas ļauj darbiniekiem saglabāt savus ierakstus un piedāvā lielāku ērtības, laika ietaupījumus un precizitāti. Šie faktori jāņem vērā un jāsver, izvēloties HR informācijas tehnoloģiju sistēmu.
Palielinās vajadzība pēc personāla informācijas tehnoloģiju sistēmām. Ar HR personālu, meklējot daudzas iespējas HR informācijas tehnoloģiju sistēmās, aizvien svarīgāk ir analizēt un nosvērt visas pieejamās iespējas.
HR informācijas tehnoloģiju sistēmas izvēle jāuzskata par ieguldījumu, kas pieaugs ar departamentu un uzņēmuma vajadzībām . Šie jautājumi novedīs pie atbilstošas HR informācijas tehnoloģijas sistēmas jūsu uzņēmumam.